貸金庫比較-貸金庫で迷ったら-

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日経の記事で貸金庫

日経ネットにアップされておりました記事を紹介します。
私もマンションに住んでおりますが、管理組合の重要書類保管は大切です。
万が一保管しておりました住宅に災害があった場合、大変危惧します。

貸金庫で保管することを推奨しますね。
東京駅近くにあります民間の貸金庫 セフティボックス
http://www.safety-box.co.jp/

http://sumai.nikkei.co.jp/mansion/kanri/serial_20040621p4000p4.html の記事を以下に転用させていただきました。

**************
連載特集 : 第56回 管理組合書類はきちんと保管していますか?
 役員を経験すると分かるが、理事会の議事録からはじまり管理費や積立金会計の収納状況、エレベーター点検や共用部分清掃の記録、さらに居住者の入れ替え報告など様々な書類が存在し、各担当役員が毎回目を通すことになる。組合運営を円滑に進めるためには欠かせない業務だが、同時にこうした書類を作成かつ保管することも管理組合の仕事のひとつとなる。

 そこで、どういった書類があり、どこに保管すればいいのか、また保管の必要性について触れてみたい。

■組合文書を保存する必要性

 マンションにおける管理組合の存在期間は、その建物自体の寿命に等しい。一方、組合役員は1―2年程度で交代を繰り返し、組合員(区分所有者)も住み替えによって居住者の入れ替わりが起こる。そのため「理事会や総会でどのような議論がなされてきたか」「大規模修繕ではどの業者にどういった工事を依頼したのか」、また「コストはいくらかかったのか」、さらに管理費の使途や電気・消防設備などの点検記録など、マンションの維持管理にかかるすべての履歴を残し、組合員の請求があればいつでも閲覧できるようにしておかなければならない。

 過去の経歴を参照することで、たとえば管理規約関係では「どうしてその条文が変更や追加されたのか」「ペット飼育に関する議論でどういう意見が多かったか」といった話し合いの決定プロセスを再確認することが可能となり、また設備関係では「10年前の屋上防水工事で費用がこれだけかかったので、今回はこれぐらいかかるだろう」、会計関係では「現在の修繕積立金額では今後不足が予想されるので、金額の見直しが必要だ」「管理費の滞納率が高まっているので、対策を立てなければいけない」といった将来予測が立てやすくなるのだ。

 特に日常生活のルールを定めた管理規約や使用細則は、新たに変更・追加された内容が特定承継人(中古での購入者など)や包括承継人(相続などで取得した人)にもその効力が及ぶため、ルールの継続性を維持するためにも決定内容の保存が重要となる。

■保管書類リスト

 区分所有法やマンション標準管理規約で議事録の作成保管、管理規約原本の保管については条文化されているが、その他の文書については特に定めがない。そのため管理組合の状況に応じて独自に作成すればいいが、ひとつの目安として以下に保管書類を紹介する。

組合員・居住者関連 ・入居届(家族構成届出書)
・区分所有者(居住者)名簿
・駐車場使用契約書
・自転車・バイク台帳
・専有部分のリフォーム承認申請書
・ペット飼育申請書
会計・収納関連 ・管理組合活動費出納帳
・管理費等収納報告書
・未収金・前受金記録表
・備品台帳
管理組合関連 ・総会議案書、議事録
・理事会議案書、議事録
・管理規約原本・使用細則原本
・管理組合ニュース
・町内会(自治会)回覧板
・消防計画 防火管理者届出
・共用部分の損害保険契約書
管理委託関連 ・管理委託契約書
・重要事項説明書
点検業務関連 ・エレベーター点検報告書
・巡回業務(目視点検)チェックリスト
・給水設備(簡易専用水道 受水槽 水質検査)点検報告書
・消防設備定期点検報告書
・建築設備定期検査報告書
・特殊建築物定期調査報告書
・機械式駐車場メンテナンス記録
・植栽管理記録
修繕工事関連 ・長期修繕計画書
・修繕履歴表(工事契約書 見積書 保証書 引渡し書類など)
・設計図書(竣工図書)
・劣化診断調査表


 あくまで一例として管理組合文書を列挙したが、次に問題となるのが保管場所だ。ほとんどのマンションでは管理員室や集会室の一角を利用していると思うが、必要なときに必要な書類がすぐに取り出せるよう管理し、また火災や盗難からも守らなければならない。マンション標準管理規約では修繕等の履歴情報の整理および管理等を管理組合の業務(第32条)とし、議事録の保管(第49条)および規約原本の保管(第72条)をともに理事長が行うと規定しており、それ以外の書類については何も言及していない。管理組合の財産ともいえる重要な書類だけに専門の管理者を定めるか、あるいは理事長が管理者と兼ねることもいいであろう。いずれにしろ、あいまいな状態で「気が付いたら書類が紛失していた」といった事態だけは避けなければならない。

 平成15年6月に区分所有法が改正され、パソコンのハードディスクやコンパクトディスク(CD)などの電磁的方法による書類の保存が明文化された。時代の流れとして自然であるが、保管場所に困る管理組合では今後、増え続ける組合文書をペーパーレス化することで、省スペース化が図れることとる。理事長が自宅で保管していたり、貸金庫を利用しているような場合には一考に価するであろう。
(住宅コンサルタント 平賀功一)

[6月21日]

(注)原稿記載時点の内容で、その後の法改正などは考慮されていません。ご了承ください。
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